Запит комерційних пропозицій на закупку матеріалів (офісна канцелярія, творчість, господарчі товари)

Благодійна організація «Благодійний фонд «Посмішка ЮА» просить надати комерційну пропозицію на поставку товарів згідно Лоту (-ів) в рамках проведення національної тендерної процедури.

Дата Запиту: 15 липня 2025 року

Відповідальний спеціаліст із закупівель: ПІБ, +308-066-597-17-14, tender_posmishka_n3@posmishka.boonband.com.ua

Закупівля в рамках: Статутної діяльності Фонду

Предмет закупівлі: Матеріали (офісна канцелярія, творчість, госп.товари)

Валюта розрахунків: Оплату товару буде здійснено в національній валюті України у безготівковій формі.

Кількість Додатків до Запиту: 3

Термін подання комерційної пропозиції: до 05.08.2025 року до 23:59 включно на ел.адресу tender_posmishka_n3@posmishka.boonband.com.ua з темою листа «КОМЕРЦІЙНА ПРОПОЗИЦІЯ_НАЗВА ПОСТАЧАЛЬНИКА_НАЗВА КАТЕГОРІЇ ТОВАРУ».

Терміни розгляду комерційних пропозицій: Всі подані комерційні пропозиції мають бути розглянуті протягом 5 робочих днів після завершення строків подачі комерційних пропозицій.

Терміни для подання уточнень до Пропозиції: “Учасник зобов’язаний надати відповідь на запит щодо уточнення інформації впродовж одного робочого дня з моменту отримання відповідного повідомлення.

Опис процедури: Метою данної процедури є кваліфікаційний відбір п’ятьох (5) учасників та підписання з ними договору поставки товарів без фіксації ціни та номенклатури на товари які відносяться до Предмету закупівлі цього Запиту.

Далі при виникненні у Замовника потреби у товарі або в частині товару серед обраних учасників, з якими підписаний договір, будуть проводитись ітераційні торги (прості запити цінових пропозицій) наступним чином:
– направлення на електрону пошту учасника Заявки на закупівлю;
– отримання комерційних пропозицій від учасників;
– аналіз комерційних пропозицій та вибір Постачальника за поточною Заявкою.

Критерієм оцінювання комерційних пропозицій на етапі ітераційних торгів є ціна, строки поставки та якість яка відповідає Заявці.

Термін дії укладених угод: до 28.02.2026 р.

Вимоги до постачальника та умови співпраці:

• Постачальник має бути суб’єктом підприємницької діяльності, зареєстрованим за законодавством України на підконтрольній території не менше 12 місяців; мати досвід роботи у відповідній сфері, КВЕД, що відповідають закупівлі, та необхідні сертифікати на продукцію (якщо це передбачено законодавством України).
• Поставка повинна супроводжуватися оригіналами документів (договір поставки, рахунок, видаткова накладна тощо).
• Ціна, зазначена в комерційній пропозиції, повинна бути повною та включати всі супутні витрати, зокрема: вартість тари та упаковки, транспортування, завантаження/розвантаження, доставку безпосередньо до місця призначення, а за потреби — занесення товару до приміщення.
• Усі витрати, пов’язані з поштовою або кур’єрською пересилкою документів (у тому числі оригіналів договорів, актів, рахунків та інших супровідних документів), Постачальник здійснює за власний рахунок.

Вимоги до товару:

• Комерційна пропозиція має передбачати товари середнього цінового та якісного сегмента, які не належать до преміум-класу або економ-категорії. Продукція повинна відповідати належному рівню якості, бути функціонально надійною, мати прийнятні естетичні характеристики та бути придатною для використання в межах реалізації благодійної діяльності Фонду.
• Запропонований товар повинен бути новим, якісним, виготовленим не раніше 2024 року (для товарів із терміном придатності – залишковий термін придатності має бути не менше 12 місяців на момент поставки), не мати дефектів, бути повністю придатним до використання та відповідати заявленій комплектації виробника.
• У разі виявлення невідповідності товару технічним вимогам, Постачальник зобов’язаний здійснити заміну протягом 10 робочих днів за власний рахунок.
• Гарантійний строк товару – відповідно до гарантійного строку заводу-виробника, але не менше ніж зазначено у технічних вимогах. Сервісне обслуговування здійснюється у місті відвантаження або транспортними засобами Постачальника.”

Основні(обов’язкові) документи Пропозиції:

1. Комерційна пропозиція має бути оформлена українською мовою, підписана уповноваженою особою, за можливості скріплена печаткою та має містити наступну інформацію:
– Повне найменування товару (із зазначенням виробника, торгової марки або бренду);
– Детальний опис характеристик товару (наприклад: колір, габарити, функціональні особливості тощо);
– Пропозиція бажано оформлена відповідно до встановленого Зразка, українською мовою,
підписана уповноваженою особою та скріплена печаткою (за наявності).
– Ціну за одиницю товару (з урахуванням ПДВ або без, відповідно до типу оподаткування учасника);
– Загальну суму за відповідним Лотом (у разі поділу предмета закупівлі на Лоти).
– Чітке визначення термінів, форми та порядку оплати (передоплата, післяплата, відтермінування тощо).
– Граничний строк доставки, вимоги до логістики (у разі наявності).
– Період, протягом якого учасник гарантує незмінність умов своєї пропозиції
(рекомендовано не менше 30 робочих днів).
2. Сертифікати якості / відповідності (якщо це передбачено для товарів або послуг).
3. Основні реєстраційні документи.
Для ФОП:
– Виписка з ЄДРПОУ.
– Копія витягу з реєстру платників єдиного податку (якщо учасник є платником єдиного податку).
– Копія довідки/свідоцтва платника ПДВ і витяг з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ).
Для юридичних осіб:
– Виписка з ЄДРПОУ.
– Статут (остання редакція);
– Документ, що підтверджує повноваження підписанта (наказ про призначення, довіреність, витяг
з протоколу загальних зборів тощо).
– Копія довідки/свідоцтва платника ПДВ і витяг з реєстру платників ПДВ (для платників ПДВ).
– Копія витягу з реєстру платників єдиного податку.
4. Документи щодо фінансової звітності для оцінки фінансової спроможності Учасника:
– Податкову декларацію за останні 12міс. (у разі, якщо звітний період Учасника за останній рік не
наступив, то тоді Учасник надає звітність за 6 місяців поточного року);
– Баланс та Звіт про фінансові результати за останні 12 міс.;
5. Документи, що підтверджують досвід:
– Референс-лист з переліком реалізованих аналогічних контрактів/послуг. Учасник надає таблицю з переліком не менше 3 виконаних договорів за останні 12 місяців, що містить:
* назву клієнта;
* короткий опис договору;
* суму договору;
* номер і дату договору;
* умови оплати.
– Щонайменше два рекомендаційні листи від попередніх замовників щодо виконання подібних договорів.
Рекомендаційні листи мають містити: назву клієнта, період виконання, обсяг/вартість товару, умови оплати та оцінку співпраці, тощо.
* Листи, що стосуються досвіду третіх осіб або партнерів, не приймаються та будуть вважатися такими, що не відповідають вимогам.

Якщо до комерційної пропозиції не буде прикріплено вищезгадані документи, то така пропозиція може бути не розглянута.

Додаткові документи до Пропозиції:
(не обов’язкові для участі але бажані для підписання договору співпраці)
– Копія паспорта громадянина України (або ID-картки з витягом з демографічного реєстру) для ФОП або уповноваженої особи ТОВ/юридичної особи.
– Копія ідентифікаційного номера (РНОКПП) за наявності.
– Довідка з банківської установи про відкриття рахунку або реквізити банку.
– Довідка про відсутність підстав для відмови в участі у процедурі закупівлі, визначених ч. 1 та 2 ст. 17 ЗУ № 922, зокрема вчинення кримінальних правопорушень, скоєних з корисливих мотивів, вчинення антиконкурентних дій, корупційних правопорушень, вчинення правопорушень, пов’язаних з використанням дитячої праці або будь-якими формами торгівлі людьми, відсутність заборгованісті у сплаті податків і зборів (обов’язкових платежів);
– Лист-гарантія щодо виконання зобов’язань відповідно до умов тендерної процедури.
– Виписка про рух коштів на банківському рахунку (за період не менше останніх шести місяців) для підтвердження фінансової спроможності.
– Гарантійний лист про те, що запропоновані товари не виробляються на території російської федерації та/або республіки білорусь і не імпортуються/експортуються у/з цих територій.(у разі якщо КП подається по зразку учасника)

У разі наявності рівнозначних пропозицій (однакова ціна, строки постачання та умови оплати), перевага надаватиметься учаснику, який надасть повний пакет додаткових документів, передбачених вимогами цього запиту.

Основні критерії кваліфікаційного відбору Постачальників: 

– Наявність необхідних КВЕД для здійснення поставки товару чи послуги згідно цього запиту.
– Надання повного пакету основних документів визначених цим Запитом;
– Реєстрація на підконтрольній Україні територій;
– Терміни реєстрації підприємства учасника відповідають Запиту;

Основні критерії оцінювання комерційної пропозиції: 

– Відповідність товару характеристикам зазначених у Запиті комерційних пропозицій;
– Надання повної комерційної пропозиції(на всі позиції) згідно Запиту комерційних пропозицій;
– Ціна;
– Надання переваги пропозиціям з відтермінуванням платежу.
– Товар відповідає вимогам визначених цим Запитом.

Додаткові умови: 

– Надаючи комерційну пропозицію Постачальник надає згоду на обробку, використання, поширення та доступ до персональних даних, які передбачено Законом України «Про публічні закупівлі», а також згідно з нормами чинного законодавства, персональних даних (у т. ч. паспортні дані, ідентифікаційний код, електронні ідентифікаційні дані: номери телефонів, електронні адреси або інша необхідна інформація, передбачена законодавством), відомостей, які Постачальник надає про себе для забезпечення участі у процедурі закупівлі, цивільно-правових та господарських відносин.,
– Надаючи свою пропозицію Постачальник заявляє і гарантує, що він і всі його субпідрядники будуть захищати людей від сексуального домагання і сексуальної експлуатації, термін «сексуальна експлуатація» має значення будь – якого зловживання, чи спроби зловживання уразливим становищем, владою або довірою з метою сексуальної експлуатації, включаючи, але не обмежуючись, набуття грошової, соціальної чи політичної вигоди від сексуальної експлуатації інших. Подібним чином, термін «сексуальне домагання» має значення фізичної дії чи погрози сексуального характеру, як з використанням сили, так і в нерівних чи примусових умовах».”

БО БФ “Посмішка ЮА” залишає за собою право:

• змінювати обсяг закупівлі в межах +/- 20% від початкового обсягу без зміни вартості за одиницю товару.
• запитати додаткові або підтверджувальні документи.
• повністю або частково відхилити будь-яку комерційну пропозицію у разі виявлення суттєвих недоліків у її змісті, невідповідності вимогам Запиту, а також у разі наявності репутаційних ризиків, що можуть виникнути в процесі або в результаті подальшої співпраці з учасником.
• вступати у переговори з обраним постачальником або доручити виконання контракту більш ніж одному Постачальнику.”

Контракт із переможцем відповідної закупівельної процедури може бути розірваний у випадку виявлення фактів корупційних порушень під час підписання угоди за результатами цієї закупівлі або в процесі виконання умов договору.

БО БФ «Посмішка ЮА» докладає зусиль із запобігання, виявлення та вжиття заходів проти всіх випадків шахрайства та зловживань.

Конфіденційна гаряча лінія по боротьбі з шахрайством та зловживаннями доступна для всіх учасників тендерів, про підозрілі та шахрайські дії має бути повідомлено на пошту: hotline@posmishka.org,ua або за тел: +380503211288 «гаряча лінія».

Запит комерційних пропозицій

Додаток 3 до Запиту

Додаток 1 до Запиту

Запит комерційних пропозицій

Додаток 2 до Запиту